Organisasi nirlaba Anda kemungkinan memiliki pernyataan misi yang idealis—yang tidak menyebutkan apa pun tentang biaya overhead. Dan sementara menemukan cara untuk menurunkan biaya Anda mungkin tidak menginspirasi jenis antusiasme tujuan Anda, setiap dolar yang Anda hemat berkontribusi pada mereka yang Anda layani. Tidak ada yang salah dengan menghabiskan uang untuk overhead—atau kontra. Namun, pada akhirnya, semakin banyak uang yang Anda hemat, semakin besar potensi dampak Anda.
Berikut adalah tiga praktik yang harus Anda terapkan untuk menghemat uang organisasi Anda.
1. Negosiasi ulang kebutuhan
Semuanya bisa dinegosiasikan, dan banyak tempat menawarkan diskon untuk organisasi nirlaba. Saat Anda berbelanja, selalu tanyakan apakah perusahaan dapat menyumbang atau bersedia menurunkan biaya produk mereka. Bahkan pada layanan seperti asuransi, kontrak telepon dan internet—yang mungkin tampak tidak dapat diubah—Anda mungkin dapat menegosiasikan tarif yang lebih baik.
Ketika Anda mendekati negosiasi harga, metode yang paling efektif adalah berbicara dengan seseorang secara langsung. Hubungi mereka di telepon atau kunjungi mereka secara langsung. Hindari mengisi formulir online atau berurusan dengan sistem otomatis, karena sering kali tidak dilengkapi untuk menawarkan tarif diskon yang Anda cari. Bicarakan tentang misi organisasi Anda terlebih dahulu dan menangkan mereka ke pihak Anda sebelum menaikkan harga. Tanyakan apa yang dapat ditawarkan perusahaan dan dorong mereka untuk mendapatkan bisnis Anda.
Jika penyedia Anda saat ini tidak memberikan tarif yang lebih baik, beberapa penyedia internet menawarkan insentif tunai untuk beralih atau mendaftar di beberapa layanan, jadi jangan takut untuk berubah untuk memanfaatkan kesepakatan tersebut.
2. Memanfaatkan relawan
Jika Anda percaya pada tujuan organisasi Anda, orang lain juga akan demikian—jadi beri mereka cara untuk terlibat. Ada banyak tempat bagus untuk menemukan sukarelawan yang antusias secara online, termasuk Hanya Melayani dan Pertandingan Relawan.
Kunci untuk membangun basis sukarelawan yang andal adalah menunjukkan kepada mereka secara spesifik apa yang Anda ingin mereka capai. Perhatikan waktu dan bakat mereka dan bagikan terlebih dahulu apa yang Anda perlukan untuk mereka lakukan. Menjadi sukarelawan sering kali terasa seperti kencan pertama: sukarelawan Anda ingin tahu apa yang harus dikenakan, jam berapa mereka harus siap, jam berapa mereka akan pulang dan kegiatan apa yang akan mereka ikuti. Cermati deskripsi Anda dan Anda akan menarik lebih banyak orang.
Setelah Anda menarik sekelompok sukarelawan, Anda harus membuat mereka tetap terlibat dalam tujuan Anda. Pertahankan basis sukarelawan yang setia dengan melakukan hal berikut:
- Jangan pernah meminta mereka datang ke kantor untuk menyelesaikan sesuatu yang membutuhkan waktu kurang dari satu jam.
- Ucapkan terima kasih atas kontribusi mereka baik secara publik maupun pribadi.
- Beri mereka pemberitahuan sebanyak mungkin untuk acara dan proyek.
- Temukan cara untuk menunjukkan kepada mereka dampak dari pekerjaan mereka.
- Melatih relawan untuk melatih relawan lainnya.
Jika diarahkan secara efektif, relawan akan menghemat tenaga kerja, sumber daya, dan biaya pelatihan organisasi Anda. Plus, relawan yang puas berbagi pengalaman mereka dengan jaringan mereka dan meningkatkan visibilitas organisasi Anda.
3. Pengalihan operasi selama bulan-bulan yang lambat
Hindari praktik apa pun yang akan menjalankan organisasi Anda ke merah, termasuk kelebihan pegawai. Temukan kapan waktu tersibuk—dan paling lambat—Anda, dan staf yang sesuai. Anda tidak boleh memiliki staf selama bulan-bulan musim dingin jika Anda menjalankan perkemahan musim panas, misalnya. Alih-alih, tawarkan kontrak tiga atau enam bulan kepada beberapa karyawan alih-alih membuat mereka tetap dalam daftar gaji sepanjang tahun. Dan jika Anda memiliki waktu yang lebih lambat bahkan selama bulan-bulan sibuk Anda, sangat dapat diterima untuk membatalkan rapat atau mempertimbangkan telekonferensi untuk menghemat biaya perjalanan; Anda dapat mengetahui secara spesifik melalui telepon atau melalui email sama efektifnya dengan orang yang sebenarnya hampir sepanjang waktu.
Selain mengurangi, cobalah untuk mengenali kapan organisasi Anda memiliki lebih banyak waktu luang dan temukan cara yang produktif untuk mengisi waktu tersebut. Pertimbangkan alternatif berikut:
- Sewakan ruang ekstra yang tidak diperlukan segera.
- Gunakan waktu luang yang tersedia bagi staf Anda untuk membuat atau memperbarui materi pelatihan bagi sukarelawan.
- Pinjamkan staf dan sumber daya Anda ke organisasi lain yang mungkin dapat membantu Anda kembali di lain waktu.
- Atur dan latih sukarelawan untuk metode penggalangan dana tambahan.
Gunakan optimisme dan kreativitas Anda untuk menurunkan biaya. Lembaga nonprofit Anda membuat dunia menjadi tempat yang lebih baik, dan dengan memangkas biaya, Anda akan memiliki jejak yang lebih besar dan berdampak pada lebih banyak kehidupan. Bagikan ide-ide ini dengan staf Anda dan mulailah menerapkannya ke organisasi Anda hari ini.
